Lifestyle

Zo krijg je je administratie op orde!

13 oktober 2018

administratie op orde tips
Toen ik onlangs de vraag kreeg of ik eens wilde schrijven over het op orde krijgen en houden van je administratie, was ik direct enthousiast. Ja, dat lees je goed. Ik vind het namelijk heel erg fijn om dit op orde te maken en netjes te houden en dat is helemaal niet zo moeilijk. Ik deel graag mijn persoonlijke tips met je om je administratie op orde te krijgen én te houden! 

‘Lees ook: Eerste hulp bij uitstelgedrag (een virtuele schop onder je kont!).’

Online accounts

Probeer waar je maar kan online accounts aan te maken en probeer alles via je e-mailbox te laten lopen in plaats van per post. Dit scheelt het milieu én jou heel erg veel papier (en ordners en dus ruimte in je kast) en het is gewoonweg heel erg gemakkelijk omdat je hierdoor per bedrijf alles na inloggen overzichtelijk bij elkaar hebt.

Hoelang moet je alles bewaren?

Je hoeft heus niet al je administratie tot in den eeuwigheid te bewaren. Hierin is onderscheid tussen een particulier en een ondernemer. Als particulier ben je niet verplicht om je administratie te bewaren, maar aangezien de Belastingdienst tot 5 jaar terug belasting mag navorderen is het handig je administratie tot 5 jaar oud te bewaren. *bron Als ondernemer moet je je administratie 7 jaar lang bewaren. *bron

Benodigdheden

Je bent vast niet de enige waarbij de administratie zo’n beetje door het hele huis verspreid terug te vinden is. Een deel in een kast, een deel op tafel, in een lade wat losse papieren, rekeningen tussen de agenda.. Niet heel erg overzichtelijk en dat terwijl dit eigenlijk zo gedaan is.

Wat je nodig hebt zijn voldoende ordners per persoon in het huishouden, eventueel per bedrijf in het huishouden en nog 1 á 2 extra voor de gezamenlijke administratie. Voor de indeling zijn per ordner A-Z tabbladen aan te raden en bij veel administratie van verschillende bedrijven per letter zou je ook nog een onderverdeling met genummerde tabbladen kunnen maken. Verder is een nietmachine en een perforator handig om alvast klaar te leggen.

Stappenplan

1. Haal door het hele huis heen al je/jullie administratie bij elkaar. Mapjes, losse papieren, dingen die nog in enveloppen zitten, trek alle lades en kastjes open en zorg dat je echt álles bij elkaar hebt liggen.
2. Leg de administratie per persoon/eigen bedrijf op datum voor je neer, waarbij je werkt van nieuw (bovenop) naar oud (onderop) en houd hierbij rekening dat je bepaalde papieren van één bedrijf (Belastingdienst, verzekering, telecombedrijf etc.) ook bij elkaar houdt. Zo krijg je per persoon overzichtelijke stapeltjes.
3. Nu is het tijd om dit te ordenen! Gooi alles wat ouder is dan 5 jaar (privé) en 7 jaar (zakelijk) waar géén belangrijke gegevens op staan zoals eerste aanmelding, persoonlijke codes, ingang verzekering, contracten of iets dergelijks gelijk weg. Hoppa, dat scheelt al flink! Werk voor het overzicht wederom per persoon/per bedrijf in je huishouden. Stop alles wat je overhoudt netjes in de ordners met tabbladen op datum en je bent al aardig op weg.
4. Houd je nog te betalen acceptgiro’s en rekeningen apart. Door deze in een afzonderlijk mapje of insteekhoesje voorin een ordner te stoppen houd je meer overzicht. Leg ze vervolgens op datum (en bij gescheiden rekeningen, ook per persoon) bij elkaar, op datum van wat eerst betaald moet worden tot wat nog kan wachten.

Zo houd je hierna je administratie op orde

Nu je alles netjes en overzichtelijk in ordners, op bedrijf en op datum hebt zitten is het heel eenvoudig om je administratie op orde te houden:
– krijg je post binnen beoordeel dan eerst of het echt bewaard moet worden of niet
– wat echt bewaard moet worden stop je vervolgens gelijk in de juiste ordner, bovenop de overige administratie van dat betreffende bedrijf
– haal een acceptgiro bij binnenkomst gelijk van een rekening af en stop deze op de juiste plek qua betaaltermijn bij je nog te betalen rekeningen
– controleer eens in het half jaar of er administratie verouderd is wat je vervolgens weg kan doen.

Aan de slag!

Zo, nu je alle informatie en het stappenplan hebt gelezen is het tijd om aan de slag te gaan. Plan er gewoon een zondagmiddag voor in en geloof me; weten waar alles ligt, dat alles klopt en overzichtelijk is.. je administratie op orde hebben geeft héél erg veel rust! En kom je tussendoor aflopende zaken of dingen tegen waar je nog achteraan moet, maak hier gelijk een notitie van en regel dit op één middag door alle nodige bedrijven hierover te bellen of te mailen. Heb je dat ook gelijk afgehandeld :)

Veel succes!

Liefs,
Desirée

* Uitgelichte foto van Workdom via Shutterstock

Reacties op dit artikel

  • Avatar van Birgit
    Reply Birgit 19 oktober 2018 at 15:55

    Wat een ontzettend handige tips!

  • Avatar van chucky1012
    Reply chucky1012 14 oktober 2018 at 10:31

    Fijne en zeer handige tips!
    Want wat als een pc. crasht….

    Xoxo

    • Avatar van Desirée
      Reply Desirée 14 oktober 2018 at 10:53

      Een papieren administratie naast digitaal is zoveel moeite ook niet inderdaad. Zeker als je veel online accounts hebt waar ook alles bewaard wordt, dan valt de hoeveelheid papier enorm mee :)

  • Avatar van Mariska
    Reply Mariska 13 oktober 2018 at 08:05

    Ik bewaar alles digitaal op een beveiligde schijf. Ook mijn bonnetjes scan ik in en alles stuur ik naar mijn boekhouder als er aangifte gedaan moet worden. Op die manier heb ik toch alles bewaard, mijn boekhouder vind het ook goed en het mag en heb ik geen rondslingerende papieren. Dat werkt voor mij het beste :)

Laat je een reactie, mening of tip achter? :)

Deze website gebruikt Akismet om spam te verminderen. Bekijk hoe je reactie-gegevens worden verwerkt.

Meer in Lifestyle
Sunny Cars winactie
Travel | Win €150,- Sunny Cars huurtegoed!

Ik vind een roadtrip misschien wel één van de leukste manieren om een land of een bepaalde regio te ontdekken....

Sluiten