Lifestyle

In 5 stappen een opgeruimde mailbox

9 november 2018

opgeruimde mailbox tips stappenplan
Of je nu ondernemer bent of niet, een opgeruimde mailbox met overzicht werkt toch echt het fijnst. Maar dat overzicht raak je al snel kwijt tussen alle nieuwsbrieven, persoonlijke mails, persberichten en zakelijke contacten in. Voor je het weet staat er in je browser en/of op je telefoon een flink aantal ongeopende mails waar je knettergek van wordt. Ik deel een handig stappenplan met je waarmee je snel een opgeruimde mailbox krijgt! 

Hét stappenplan voor een opgeruimde mailbox

Stap 1 | Maak mappen aan

Door je mailbox onder te verdelen in verschillende mappen kan je ze heel eenvoudig archiveren en heb je altijd alles per onderwerp bij elkaar. Maar let erop dat je niet teveel mappen aanmaakt, want dan loop je het gevaar om het overzicht kwijt te raken en werk je jezelf dus tegen. Mappen die handig zijn om aan te maken zijn bijvoorbeeld: nieuwsbrieven, correspondentie, facturen in, facturen uit, een mapje per bedrijf waar je regelmatig belangrijke gegevens en/of contact mee hebt, persberichten en in een gezamenlijke mailbox van bijvoorbeeld je gezin een mapje per gezinslid.

Stap 2 | Ruim je mailbox op

Het minst leuke klusje, maar toch echt heel belangrijk om mee te beginnen: je mailbox opruimen. Loop gewoonweg je complete mailbox per mail na. Ruim oude mapjes die toch niet zo handig bleken te zijn op, schuif mails naar de juiste mappen, vergeet ook je Archief, Verzonden, Spam en Prullenbak mappen niet en gooi mails weg. Je zal er al snel achter komen dat je door de jaren heen heel wat onzinnige mails aan het bewaren bent. Zonde van de ruimte in je mailbox en je raakt zo al snel het overzicht kwijt.

Stap 3 | Bewaar niet alles

Je hoeft in je nieuw ingedeelde mailbox met overzichtelijke mappen natuurlijk niet àlle mails die binnenkomen te bewaren. (Klinkt logisch, maar het zal je verbazen hoeveel mensen echt álles ‘archiveren’..) Zorg dat je hier secuur in bent én blijft en schuif bijvoorbeeld enkel de mails met aanbiedingen waarop je in bent gegaan, waarin belangrijke gegevens en/of afspraken staan, waar belangrijke bijlages bij zitten en dergelijke naar de juiste mappen.

Stap 4 | Start een nieuwsbrief-uitschrijf-week

Word je overspoeld met nieuwsbrieven en merk je dat je er te vaak niks mee doet, ze niet eens meer opent en ze direct verplaatst naar de prullenbak? Tijd om een nieuwsbrief-uitschrijf-week in te lassen. Gewoon zo’n mail openen en scrollen tot je – vaak onderaan – een ‘unsubscribe’ of ‘uitschrijven’ linkje en/of button tegen komt. Klik hierop en schrijf je uit. Dit kost nog geen minuut van je tijd maar scheelt je per bedrijf een paar inkomende mails per week of maand.

Stap 5 | Plan vaste mailmomenten in

Het kan ongemerkt heel wat van je tijd opslokken als je gedurende de dag telkens je mail blijft checken. Zeker als je dan telkens alleen de ‘even snel’ mailtjes wegwerkt, blijven de anderen steeds liggen. Plan simpelweg vaste mailmomenten in om je nieuwe mails te bekijken, op te ruimen, te archiveren en/of te beantwoorden. Omdat je op die momenten meer tijd hebt voor je mailbox kan je zo ook echt álle mail wegwerken. Wel net zo lekker!

Klaar & bijhouden maar!
Als je bovenstaande vijf stappen doorlopen hebt heb je 1. je mailbox lekker opgeruimd en overzichtelijk ingericht en 2. zie je in je inbox alleen nog maar recente mails om te behandelen. En doordat je nu met vaste mailmomenten werkt blijf je bij zonder het overzicht kwijt te raken. Het starten met dit stappenplan door middel van opschonen, juiste mappen aanmaken en opruimen neemt even wat tijd in beslag maar je zal merken dat je daarna een heel stuk minder gestrest je mailbox opent. Enjoy!

Wat werkt bij jou goed om een opgeruimde mailbox te houden? Heb je nog persoonlijke aanvullende tips?

Liefs,
Desirée

Lees ook:
Zo krijg en houd je je administratie op orde
4 tips om geld te verdienen met thuiswerk
Eerste Hulp Bij Uitstelgedrag
Zó kom je van je smartphone verslaving af

* Uitgelichte afbeelding van Farknot Architect via Shutterstock

Reacties op dit artikel

  • Avatar van Evelien ♥ Oh My Lush
    Reply Evelien ♥ Oh My Lush 9 november 2018 at 15:18

    Handige tips! Toen ik na 10 maanden weer ging bloggen, had ik duizenden mailtjes. Pfff, geen idee waar ik moest beginnen. 90% was spam :/ Maar na een hele middag was het opgeruimd.. met dank aan mappen inderdaad, nieuwsbrieven uitschrijven, en niet alles te bewaren.

  • Avatar van Edith-Sofia
    Reply Edith-Sofia 9 november 2018 at 11:09

    Fijne tips. Ik vind het altijd moeilijk om er door heen te komen. Ben er altijd veel tijd aan kwijt en probeer het altijd als laatste taak de doen, zo verlies ik geen tijd voor andere taken.

  • Avatar van chucky1012
    Reply chucky1012 9 november 2018 at 06:14

    Fijne tips om een mailbox op te ruimen om dmv mappen te maken goed en overzichtelijk te houden…

    Xoxo

Laat je een reactie, mening of tip achter? :)

Deze website gebruikt Akismet om spam te verminderen. Bekijk hoe je reactie-gegevens worden verwerkt.

Meer in Lifestyle
toffe gadgets en hebbedingetjes
Shoptip voor toffe gadgets & hebbedingetjes!

Toffe gadgets, ik heb er – zoals je weet – een zwak voor. Ik vond het dan ook heel erg...

Sluiten